Политика обработки персональных данных

Редакция проекта от 5 октября 2026 года. Документ описывает обработку в MJournal и решения, которые нужно утвердить перед публикацией действующей политики. Он не утверждён; регистрация, вход или просмотр не означают согласия на все перечисленные цели. Дата начала действия пока не установлена.

1. Кто отвечает за обработку

Поставщик MJournal в этом проекте — гражданин Серов Иван Михайлович, ИНН 330646301793. Поддержка и обращения по персональным данным: i@shark77545.ru. До введения документа в действие необходимо подтвердить соответствие статуса физического лица фактической деятельности и дополнить реквизиты почтовым адресом.

Работодатель или другая организация-заказчик определяет цели обработки сведений своих работников, состав данных и права пользователей. Для этих сведений заказчик выступает оператором, а поставщик обрабатывает данные по его договорному поручению. Если поставщик определяет собственные цели, например ведение договоров с заказчиками и рассмотрение обращений, для этих целей он выступает самостоятельным оператором.

Заказчик самостоятельно выполняет обязанности по основаниям обработки, информированию работников, необходимым согласиям и уведомлениям Роскомнадзора. Поручение может приниматься как приложение к онлайн-соглашению. Поставщик отвечает за исполнение поручения, защиту полученных данных и собственные обязанности оператора. Использование облачного сервиса не заменяет выполнение обязанностей каждой стороны.

Размещение нескольких компаний в одном рабочем пространстве не объединяет их юридические обязанности. Полномочия на обмен сведениями между ними должны быть определены отдельно. Наименование компании в карточке сотрудника помогает определить работодателя, но не заменяет проверку основания доступа.

2. Источники и категории данных

Сведения поступают от заказчика и его уполномоченных сотрудников, от самого пользователя при работе с сервисом, а также из технических запросов к серверу. Подключённая интеграция может передавать сведения только в пределах фактически включённых функций.

• Профиль: ФИО, работодатель, отдел, должность, специализация, рабочие контакты, дата рождения, статус занятости и сведения об учётной записи.
• Рабочие процессы: журнал времени и работ, задачи, планы, объекты, результаты согласования, периоды отсутствия, сведения о выходах в выходные и отгулах.
• Документы: введённые реквизиты, заявления, изображения подписей и необходимые вложения. Финансовые поля могут содержать зарплату и премию; доступ к ним ограничивается отдельно.
• Работа сервиса: идентификаторы аккаунтов и сессий, события входа и изменения прав, сведения об ошибках и сетевых запросах в объёме фактического журналирования.
• Обращения: имя и контакт отправителя, компания, текст вопроса и добровольно приложенные материалы.

Перечисление технически доступного поля не разрешает его заполнение для любой цели. Заказчик определяет необходимый состав. Пароли, токены, документы с диагнозами, паспортные данные и иные избыточные сведения не следует вводить в свободный текст или отправлять в поддержку.

3. Цели и основания

Доступ и работа команды. Учётные записи, полномочия, журнал, планирование и внутреннее согласование используются для согласованных процессов заказчика. Основание обработки работников определяет работодатель с учётом закона, трудовых отношений и необходимых согласий; передача поставщику оформляется поручением. Само наличие трудовых отношений не является универсальным разрешением на любой состав данных и любое раскрытие.

Договоры и поддержка. Контакты уполномоченных представителей нужны для обсуждения и исполнения договоров, предоставления доступа и ответа на обращения. Для каждого процесса выбирается применимое основание, включая договор с субъектом, обязанность по закону либо законный интерес при соблюдении прав человека. Договор с компанией не считается автоматически договором со всеми её работниками.

Безопасность. Необходимые технические сведения используются для проверки доступа, расследования ошибок и защиты информации. Состав журналов и сроки должны быть ограничены этой целью; содержимое кадровых документов не следует включать в диагностические сообщения.

Дополнительные сведения. Показ дня рождения коллегам и хранение полной даты работодателем для кадрового учёта — разные цели, для которых определяются необходимые данные и правовое основание. В тестовой версии пользователь может добавить, заменить или удалить своё фото; в списке сотрудников день рождения показывается без года. Для аватарки хранится обработанное изображение до 512×512 пикселей и 150 КиБ, без исходного файла и встроенных метаданных. Наличие функции не заменяет правового основания её использования.

Если основанием служит согласие, оно оформляется отдельно, с определённой целью и возможностью подтвердить его получение и отзыв. Ознакомление с политикой не заменяет такое согласие. Для необязательных целей отказ не должен блокировать основные рабочие функции.

4. Отсутствия и изображения подписей

Сведения о больничном могут раскрывать информацию о здоровье. Для них работодателю нужно отдельно определить основание, необходимый состав, круг доступа и сроки с учётом правил о специальных категориях данных. Ввод диагноза и медицинских документов для обычной отметки периода отсутствия не требуется. Проект не подтверждает, что все текущие основания уже оформлены.

Изображение подписи используется для подготовки документа. Оно не делает согласование квалифицированной электронной подписью. Удаление светлого фона в текущей тестовой версии выполняется в браузере; отправка изображения для сохранения является отдельным действием. Это свойство конкретной функции, а не обещание отсутствия сетевых запросов у всех функций сервиса.

5. Доступ и получатели

В клиентском пространстве сведения доступны пользователям в пределах назначенных ролей и полномочий. Руководитель и кадровый работник могут видеть разные категории данных. До рабочего запуска необходимо сверить фактические права с утверждённой заказчиком матрицей, включая общий справочник контактов и календарь дней рождения.

Поставщик получает технический доступ в объёме, необходимом для размещения, защиты и обслуживания сервиса. Кадровые сведения не предназначены для свободной публикации. Уполномоченным государственным органам данные предоставляются при наличии предусмотренного законом основания.

Используется инфраструктура Yandex Cloud. Размещение проверенной виртуальной машины подтверждено в российском регионе ru-central1, зоне ru-central1-b. Юридическая сторона облачного договора, условия привлечения облака для исполнения поручения заказчика, расположение всех копий и состав облачных доступов ещё уточняются. Размещение одной машины не подтверждает размещение всех получателей данных.

MAX — отдельный сервис: при использовании подключённого бота сведения проходят через его инфраструктуру. В функциях локального распознавания речи могут загружаться программные файлы и модели с внешних ресурсов; их получатели могут видеть технические параметры запроса. Состав включённых интеграций и вопрос трансграничной передачи должны быть проверены до утверждения окончательного перечня получателей. Разрешение на произвольную передачу любым третьим лицам этим проектом не выдаётся.

6. Хранение в браузере и cookie

Главная страница в проверенной версии использует собственные изображения и скрипты, без рекламных пикселей и сторонней аналитики. Рабочее приложение сохраняет сведения входа и часть рабочих черновиков в хранилище сеанса браузера; тему, формат дат и некоторые настройки — в постоянном хранилище. При включении локального распознавания может сохраняться кэш моделей.

У постоянных настроек и модельного кэша сейчас нет установленного приложением срока очистки. Закрытие вкладки не гарантирует уничтожение восстановленных браузером сеансов. Выход из аккаунта и очистка данных сайта не удаляют записи на сервере, резервные копии, скачанные документы и копии в других окнах.

Тестовый вход может использовать техническую cookie ограничения доступа. Перед использованием общего устройства завершайте сеанс и при необходимости очищайте данные сайта средствами браузера. Появление необязательной аналитики потребует отдельного описания и, когда основанием является согласие, возможности выбора до её включения.

7. Сроки хранения и удаление

Данные хранятся в пределах необходимой цели и применимых требований закона. Заказчик организует обязательное хранение кадровых оригиналов и нужных ему выгрузок. MJournal хранит рабочие данные для выполнения поручения и не принимает на себя обязанности долговременного кадрового архива. Это не отменяет обязанностей поставщика по защите и правомерной обработке имеющихся у него данных.

Уполномоченный представитель сообщает об уходе компании по электронной почте; стороны подтверждают полномочия отправителя и дату прекращения использования. Предлагается завершить выгрузку всех сформированных заявлений работников и удаление данных в течение 30 календарных дней после этой даты, без дополнительного обязательного 30-дневного периода предварительного уведомления. Выгрузка передаётся уполномоченному получателю защищённым способом. Более короткие применимые сроки закона имеют приоритет; отдельные сведения могут сохраняться только при самостоятельном законном основании. Порядок удаления из рабочей базы, файлов и всех резервных копий ещё требуется проверить. Автоматическая очистка по этим условиям не объявляется действующей; оставшиеся копии подлежат защите до их уничтожения.

Увольнение, прекращение доступа, отзыв согласия и удаление данных имеют разные последствия. После отзыва согласия обработка может продолжаться при наличии другого законного основания. Если такого основания нет, применяется предусмотренная законом процедура прекращения и уничтожения. Нужные работодателю кадровые документы не должны уничтожаться произвольно из общего пространства по запросу неуполномоченного лица.

Для резервных копий необходимо установить период хранения, ограничение использования и повторное применение исполненных требований об удалении после восстановления. Текущая система не обещает мгновенного физического удаления одной записи из всех копий.

8. Обращения и права человека

По адресу i@shark77545.ru можно запросить сведения об обработке, сообщить о неточности или неправомерном доступе, направить требование об уточнении, ограничении или уничтожении, а также отозвать ранее данное согласие. Укажите имя, компанию, контакт для ответа и суть обращения. Пароль и полный скан паспорта при первом обращении не нужны.

До предоставления персональных данных проверяются личность заявителя и полномочия представителя подходящим способом. Дополнительные сведения запрашиваются только при необходимости и в минимальном объёме. Если вопрос относится к данным работодателя, поставщик взаимодействует с соответствующим оператором и помогает исполнить запрос; собственные обязанности поставщика этим не снимаются.

Ответ по обычному обращению предоставляется в течение трёх рабочих дней с момента получения. Для требований, к которым закон устанавливает специальный порядок или более короткий срок, применяются правила закона. Инциденты безопасности требуют срочного реагирования и уведомлений без неоправданной задержки: срок обычной поддержки к ним не применяется. Человек может обжаловать обработку в Роскомнадзоре или суде. Порядок обращения не ограничивает эти права.

9. Защита и сообщения об инцидентах

Защита строится на проверке доступа, разграничении полномочий, безопасной передаче, ограничении технического доступа и проверяемом восстановлении. В тестовой многоклиентской версии дополнительно проверяется изоляция пространств. Полный перечень организационных мер, модель угроз и применимые требования должны быть оформлены для фактической системы.

Этот проект не является сертификатом соответствия и не гарантирует невозможность инцидента. При подозрении на раскрытие данных сообщите на контактный адрес с безопасным описанием и временем события. Поставщик и оператор должны согласовать оперативное взаимодействие и выполнять применимые обязанности по расследованию и уведомлению.

10. Редакции и изменения

В действующей политике указываются редакция и дата начала действия. Изменение текста не создаёт задним числом согласие на прежнюю обработку; для новой цели отдельно определяется основание. Настоящая редакция остаётся проектом для проверки.

Связанные документы: условия использования MJournal и поручение на обработку персональных данных. Ознакомление с проектами не считается принятием соглашения с поручением или согласием человека на все виды обработки.